Lái xe hộ cho xe công ty là giải pháp để doanh nghiệp nhỏ có người cầm lái theo giờ, theo ngày hoặc theo đợt mà không phải tuyển thêm tài xế cố định. Thay vì gánh toàn bộ chi phí nhân sự, bạn chỉ sắp xếp tài xế khi thật sự cần: đưa đón lãnh đạo, đi gặp đối tác, chở hàng mẫu hay đi công tác xa. Bài viết giúp bạn xác định nhu cầu, chuẩn bị thông tin, bàn giao xe đúng cách và những điều nên thống nhất trước khi đặt dịch vụ.
Khi nào doanh nghiệp nhỏ nên dùng lái xe hộ cho xe công ty?
Nhiều doanh nghiệp nhỏ chỉ có một đến hai xe, sử dụng không đều: tuần này đi nhiều, tuần sau để đỗ. Thuê tài xế cố định lúc này dễ lãng phí. Dịch vụ lái xe hộ phù hợp trong các tình huống sau.
- Chủ doanh nghiệp hoặc quản lý cần tập trung làm việc, trao đổi trong lúc di chuyển.
- Xe công ty cần chạy chuyến đột xuất mà tài xế quen đang nghỉ phép hoặc ốm.
- Đón tiếp đối tác, khách hàng từ sân bay, ga tàu về văn phòng.
- Dự tiệc, tiếp khách có đồ uống có cồn và cần người lái xe về an toàn.
- Đi công tác liên tỉnh vài ngày, cần người lái thay phiên.
Nếu bạn chưa nắm rõ dịch vụ, hãy đọc thêm bài dịch vụ lái xe hộ Nghệ An là gì và trang tổng quan lái xe hộ.
Các phương án thuê lái xe hộ cho xe công ty
Tùy tần suất sử dụng, bạn có thể chọn hình thức phù hợp. Không có phương án tốt nhất cho mọi doanh nghiệp, chỉ có phương án hợp với cách vận hành của bạn.
| Phương án | Phù hợp khi | Điểm cần cân nhắc |
|---|---|---|
| Theo chuyến | Đi ít, đột xuất, lịch không cố định | Cần đặt trước để sắp xếp tài xế |
| Theo ngày | Có sự kiện, công tác trong ngày, tiếp khách | Thống nhất giờ bắt đầu, giờ kết thúc, điểm dừng |
| Theo đợt, theo tuần | Dự án, mùa cao điểm, đợt công tác dài | Trao đổi trước về lịch làm việc và nghỉ ngơi |
| Định kỳ theo lịch | Có lịch đưa đón đều đặn trong tuần | Nên thỏa thuận rõ quy tắc đổi lịch |
Với những đợt công tác dài ngày, bạn cũng nên so sánh với phương án thuê xe công tác dài ngày có lái để xem dùng xe của công ty hay thuê cả xe lẫn tài xế sẽ gọn hơn. Bài thuê xe có lái hay tự lái cũng có những so sánh hữu ích.
Chuẩn bị gì trước khi bàn giao xe công ty?
Xe công ty thường là tài sản có giá trị và gắn với hoạt động kinh doanh, vì vậy việc bàn giao rõ ràng giúp hai bên tránh hiểu lầm về sau.
Thông tin cần cung cấp khi đặt
- Thời gian bắt đầu, dự kiến kết thúc và các điểm đón, điểm đến.
- Loại xe, hộp số (số sàn, số tự động hay xe điện) và các lưu ý đặc thù khi vận hành.
- Người liên hệ của công ty và người nhận xe khi kết thúc.
- Yêu cầu riêng: không hút thuốc, giữ im lặng khi họp trên xe, chạy tốc độ nhẹ nhàng khi chở khách quan trọng.
Kiểm tra xe tại lúc bàn giao
Trước khi chạy, nên cùng tài xế nhìn nhanh tình trạng ngoại thất, nhiên liệu hoặc pin, đồng hồ công tơ mét và giấy tờ xe. Nên chụp ảnh lúc giao và lúc nhận lại. Việc ghi nhận đơn giản này rất hữu ích nếu sau chuyến có điều cần đối chiếu.
Với xe số tự động hoặc xe điện, bạn nên đọc thêm các lưu ý trong bài lái xe hộ cho xe số tự động và xe điện.
Những điều nên thống nhất trước khi đặt
- Phạm vi chuyến đi: nội thành Vinh, trong tỉnh hay liên tỉnh, có dừng thêm điểm nào không.
- Cách tính cước: cước phụ thuộc loại xe, quãng đường, thời gian và thời điểm; nên xem trang bảng giá cước rồi trao đổi thêm cho chuyến cụ thể.
- Các khoản phát sinh: phí cầu đường, bãi đỗ, chờ đợi quá giờ do ai thanh toán.
- Trách nhiệm khi có sự cố: trao đổi trước cách xử lý để hai bên cùng nắm.
- Hóa đơn: nếu cần hóa đơn, hãy nói ngay khi đặt để thỏa thuận trước.
Khi đã rõ các điều trên, doanh nghiệp có thể chủ động hơn về kế hoạch di chuyển, không bị động khi tài xế nội bộ bận hoặc nghỉ.
Gợi ý cách dùng hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ
Nhiều doanh nghiệp bắt đầu bằng vài chuyến thử, sau đó mới đặt thường xuyên hơn. Cách làm này giúp bạn đánh giá sự phù hợp về giờ giấc và phong cách làm việc của tài xế.
- Lập lịch di chuyển trong tuần và gửi trước cho nhà cung cấp dịch vụ.
- Chọn một đầu mối trong công ty để trao đổi, tránh nhiều người đặt chồng chéo.
- Lưu lại thông tin các chuyến để theo dõi chi phí hàng tháng.
- Khi chuyến đi mang tính cá nhân như tiệc, hãy xem thêm bài lái xe hộ tại Vinh.
Câu hỏi thường gặp
Lái xe hộ cho xe công ty có khác lái xe hộ cá nhân không?
Về cách thức đặt thì tương tự, nhưng xe công ty thường cần thêm thông tin về người liên hệ, lịch đi và yêu cầu bàn giao rõ ràng hơn. Doanh nghiệp nên trao đổi trước các điểm này.
Có thể đặt lái xe hộ theo tuần hoặc theo đợt không?
Bạn nên trao đổi trực tiếp khi đặt để thống nhất lịch làm việc, giờ nghỉ và phạm vi chuyến đi phù hợp với nhu cầu.
Chi phí lái xe hộ cho xe công ty tính thế nào?
Cước phụ thuộc quãng đường, thời gian, loại xe và thời điểm. Bạn nên tham khảo bảng giá cước rồi trao đổi thêm cho chuyến cụ thể.
Cần chuẩn bị giấy tờ gì khi giao xe công ty?
Thường là giấy tờ xe cần mang theo trên xe, thông tin liên hệ của người nhận và hướng dẫn riêng nếu có. Tài xế sẽ trao đổi thêm khi xác nhận lịch.
Kết luận
Lái xe hộ cho xe công ty giúp doanh nghiệp nhỏ linh hoạt hơn về nhân sự và thời gian. Hãy xác định nhu cầu, thống nhất các điều khoản cơ bản rồi sang trang đặt xe để sắp xếp lịch phù hợp.